Сотрудник уходит в пятницу. В понедельник компания всё ещё платит за рекламный кабинет, оформленный на его личную почту, регистратор домена шлёт напоминания в его ящик, а CRM принимает его старый пароль. Никто не ошибся, просто никто не проверял. Чек-лист увольнения сотрудника закрывает эту дыру, а для небольшой компании без ИТ-отдела начинать нужно с простого вопроса: где у этого человека вообще есть доступ? Ниже карта мест, где прячутся доступы, план из трёх этапов, правила для подрядчиков и фрилансеров, что требует GDPR и квартальная сверка.
Чек-лист увольнения сотрудника: почему забытые доступы опаснее, чем кажется
Доступ, переживший должность, это проблема безопасности в двух смыслах. Бывший коллега или любой, кто попал в его старый ящик, всё ещё может добраться до данных и денег. А компания теряет контроль над тем, что считает своим: домен, рекламный кабинет или страницу в соцсети, привязанные к личному логину, трудно вернуть, если человек не отвечает. У сотрудника, который уходит, много доступов, а чек-лист нужен, чтобы закрыть их до увольнения. Он работает, только если у каждого ухода есть владелец процесса, поэтому назовите ответственного и срок.
Где в небольшой компании прячутся доступы: карта сервисов
| Область | Что искать | Типичная ловушка |
|---|---|---|
| Почта и файлы | Ящик, общие диски, приглашения в календаре | Автопересылка на личный адрес |
| Рекламные кабинеты | Google Ads, Meta, аналитика, менеджер тегов | Владелец кабинета личный логин |
| CRM и SaaS-сервисы | Места администратора, ключи API, интеграции | Приложения вне единого входа |
| Домен и хостинг | Регистратор, DNS, панель хостинга, админка CMS | Напоминания о продлении идут одному человеку |
| Соцсети и карточки | Страницы бренда, профиль компании, магазины приложений | Один администратор |
| Коды двухфакторной защиты | Аутентификатор на личном телефоне | Восстановление привязано к уходящему |
| Общие пароли | Таблицы, чаты, менеджер паролей | Их никто не меняет |
Составьте этот список один раз и держите свежим. Хороший оффбординг сотрудника начинается с него, а чек-листу увольнения сотрудника нужна именно такая карта. Он основа любого чек-листа увольнения сотрудника по безопасности и пригодится, и когда человек просто заболел.
До последнего дня: список сервисов и второй администратор в каждом
- Подтвердите дату ухода и назовите того, кто ведёт процесс.
- Выпишите все сервисы, которыми пользуется сотрудник, с помощью его руководителя и истории писем «сброс пароля».
- Добавьте в каждый важный сервис второго администратора на корпоративном адресе.
- Передайте файлы, задачи и клиентские аккаунты.
- Запланируйте смену общих паролей на последний день.
Оффбординг сотрудника идёт легче, если подготовка начата рано. Перевести владение до ухода человека намного проще, чем просить его потом. Сделайте это, пока он ещё готов помогать.
В последний день: что закрыть, что сменить, что перенести на рабочие адреса
Порядок последнего дня
- Отключите основную учётную запись, завершите активные сессии и выйдите из всего.
- Закройте доступы при увольнении в каждом сервисе вне единого входа, ведь чек-лист при увольнении сотрудника без этого пункта неполон, например в рекламных кабинетах и CRM.
- Удалите устройства двухфакторной защиты и резервные коды, подключите рабочие.
- Смените общие пароли и ключи API, которые он знал.
- Перенесите роль владельца аккаунта на рабочий адрес в рекламе, домене и соцсетях.
- Заберите устройства и уберите ящик с телефонов.
Такой же порядок «до, в день ухода и после» даёт ИТ-чек-лист Bitwarden, подчёркивающий, что отключение одной учётной записи закрывает не все двери (на английском). Пароли в чатах и таблицах обычная дыра, о ней пишет британский NCSC в руководстве о защите данных паролями.
Через неделю: журнал входов, пересылка почты, подключённые приложения и токены
Проверьте ещё раз через неделю: доступы уволившегося сотрудника нередко всплывают позже, и чек-лист увольнения сотрудника должен предусматривать этот шаг. Проверьте, потому что часть следов видна позже. Просмотрите журнал входов на предмет попыток на закрытую учётную запись. Убедитесь, что правила пересылки почты удалены или ведут на рабочий ящик. Составьте список приложений и токенов, которые он авторизовал, и уберите незнакомые. Сверьте список сервисов с тем, за что вы платите, ведь забытая подписка часто означает забытого администратора. Базовые меры для сайта собраны в нашем чек-листе безопасности сайта.
Подрядчики и фрилансеры: как не оставлять им ключи от бизнеса
Заводите подрядчикам аккаунты на рабочих адресах, с минимальным доступом для задачи и сроком окончания. Владение доменами, хостингом и рекламными кабинетами держите за компанией, а не за подрядчиком. Когда уходит разработчик или студия, те же шаги работают, а подробности о правах и GDPR разобраны в статье о смене разработчика сайта. Для постоянной инфраструктуры контроль доступов и журналы могут взять на себя DevOps-услуги и безопасность.
Что требует GDPR и как это оформить без бюрократии
Статья 32 Общего регламента по защите данных требует обеспечивать безопасность персональных данных соответствующими техническими и организационными мерами. Бывший сотрудник с рабочим доступом к данным клиентов это дыра именно в этом, поэтому аудит доступов входит в соблюдение закона. Ведите короткую запись по каждому уходу, как в чек-листе увольнения сотрудника: кто отвечал, что закрыли и когда, кто проверил. Хватит одной страницы. Детали для вашей страны уточните у юриста.
Квартальная сверка: одно правило «доступ принадлежит компании»
- Раз в квартал, включив двухфакторная защита и единый вход в проверку, выписывайте администраторов каждого важного сервиса и сравнивайте с текущим составом.
- Ищите аккаунты на личных адресах и переносите их.
- Проверяйте, что у каждого сервиса два администратора.
- Проверьте одно восстановление, чтобы знать, что оно работает.
Одно правило закрывает большинство случаев: доступ принадлежит компании, а не человеку. Сервис, который не позволяет его соблюсти, стоит заменить.
Бесплатный разбор доступов до следующего ухода
Наш аудит доступов составит список ваших сервисов, покажем, кто в них администратор, что оформлено на личные адреса и что нужно перенести на компанию, и дадим короткий план действий.
Чек-лист увольнения сотрудника на практике: бесплатный разбор доступов
Мы составим список сервисов, покажем, кто в каждом администратор, что оформлено на личные адреса и что перенести на компанию, и дадим короткий план действий. Без обязательств.
- список сервисов и администраторов;
- что привязано к личным аккаунтам и план переноса.
Оставьте заявку, и мы ответим в течение одного рабочего дня.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что должно быть в чек-листе увольнения сотрудника по доступам?
Список всех сервисов, которыми пользуется человек, второй администратор в каждом, шаги последнего дня (отключить аккаунты, сменить общие пароли, перенести владение на рабочие адреса) и проверка через неделю.
Как быстро закрывать доступы при уходе сотрудника?
В последний день, а при рискованном уходе раньше. Список и вторых администраторов подготовьте заранее, чтобы последний день был только исполнением.
Какие аккаунты чаще всего забывают?
Рекламные кабинеты, регистратора домена, DNS и панель хостинга, места администратора в CRM, соцсети и коды аутентификатора на личном телефоне.
Почему общие пароли проблема при увольнении?
Уходящий их помнит, а хранятся они часто в чатах и таблицах без всякой защиты. Смените все общие пароли, которые он знал, в последний день и проверьте, где они записаны.
Как быть с подрядчиками и фрилансерами?
Заводите им аккаунты на рабочих адресах с минимальным доступом и сроком окончания, а владение доменами и рекламными кабинетами держите за компанией.
Что требует GDPR при уходе сотрудника?
Статья 32 требует должной безопасности персональных данных, поэтому бывший сотрудник не должен сохранять доступ к данным клиентов. Ведите короткую запись, что закрыто и когда, и уточните детали у юриста.
Как LinkAgency поможет с доступами и безопасностью?
Оставьте заявку со списком инструментов. Мы бесплатно разберём доступы, покажем, кто администрирует каждый сервис и что привязано к личным аккаунтам, и дадим план переноса.
